Dne 1. srpna 2023 nabude účinnosti zákon č. 172/2023 Sb., kterým byl mimo jiné novelizován zákon č. 253/2008. Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákon).
Tímto dnem vznikne všem povinným osobám uvedeným v § 2 AML zákona povinnost zahrnout do jejich strategií a postupů vnitřní kontroly vnitřní oznamovací systém podle zákona o ochraně oznamovatelů (zákon č. 171/2023 Sb.), který umožňuje anonymně podat oznámení zaměstnanci a fyzické osobě, která je pro povinnou osobu činná jinak než v základním pracovněprávním vztahu (§ 21 odst. 6 písm. b) AML zákona), o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u povinné osoby, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je vymezeno v § 2 zákona o ochraně oznamovatelů.
Tato povinnost se vztahuje na všechny osoby, které jsou povinnými osobami dle AML zákona, a neuplatní se omezení počtem zaměstnanců dle § 8 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně oznamovatelů. Zákon o ochraně oznamovatelů je rovněž účinný od 1. 8. 2023; pouze pro zaměstnavatele zaměstnávající 50 - 250 zaměstnanců, kteří nejsou povinnými osobami dle AML zákona, byla povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému odložena do 15. 12. 2023.
Vnitřní oznamovací systém nemůže být veden třetí osobou; vnitřní oznamovací systém může povinná osoba sdílet pouze s vázaným zástupcem podle § 2 odst. 4 AML zákona; odpovědnost povinných subjektů, které vnitřní oznamovací systém sdílejí, za plnění povinností povinného subjektu podle zákona o ochraně oznamovatelů není dotčena.
K rychlému a účinnému zavedení vnitřního oznamovacího systému pro tzv. whistleblowing je možné využít i již připravená řešení na klíč.
Jakkoliv ustanovení § 21 odst. 6 písm. b) AML zákona omezuje sdílení vnitřního oznamovacího systému pouze na vázané zástupce, z důvodové zprávy k zákonu č. 172/2023 Sb. plyne, že sdílení vnitřního oznamovacího systému v rámci skupiny společností je dovoleno.
To vyplývá z čl. 45 odst. 1 Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2015/849 (AML směrnice) a ust. § 21 odst. 7 AML zákona.
AML zákon definuje skupinu jako seskupení, které se skládá z
ovládající osoby, jí ovládaných osob, nebo dalších přidružených osob, nebo
ovládající osoby, jí ovládaných osob, dalších přidružených osob, osob propojených s některou z těchto osob vztahem jednotného řízení, nebo osob, u nichž většina členů jejich statutárních, řídících nebo dozorčích orgánů tvoří po většinu účetního období osoby, které jsou ve statutárních, řídících nebo dozorčích orgánech některé z osob uvedených v bodu 1,
včetně jakékoliv její podskupiny.
Možnost sdílení vnitřního oznamovacího systému v rámci skupiny společností, které jsou povinnými osobami dle § 2 odst. 1 písm. e) a f) AML zákona (auditoři, daňoví poradci, účetní, soudní exekutoři), je podpořena i prolomením povinnosti mlčenlivosti uvedeným v § 39 odst. 2 písm. b) AML zákona.
Povinná osoba nemusí vnitřní oznamovací systém zapracovávat do písemného systému vnitřních zásad dle § 21a odst. 2 AML zákona (pokud je povinna jej zpracovávat) a může jej mít zpracovaný samostatně (tzn. samostatnými vnitřními předpisy). Písemný systém vnitřních zásad by však ideálně měl na tyto vnitřní předpisy alespoň odkazovat.
